Foreningen Eidolon

Bestyrelsesmøde, Maj

Skrevet af Thomas Mertz • Referater • 12. maj 2011

Dato: 8. maj 2011
Tilstede: David Thorhauge, Mads Havshøj, Lennart Clausen, Oliver Nøglebæk og Thomas Mertz
Referent: Mads Havshøj

Thomas siger velkommen og håber vi havde en god fastaval. Der var øl, sol og is, men det var lidt dyr, David tuder, men andre har haft en fin Fastaval. Øl er små.
Thomas trommer til orden, vi foresætter med mødet og Thomas holder kæft.

Dagsorden

• Hjemmeside: Ideer, kommentarer og feedback
  • Nyt bagrundsbilled? Det kan vi gøre senere – evt. Sejlklubsbilled op til Hyggecon.
  • Mads syntes af siden er fin, kan godt lide det simple design.
  • Den gamle hjemmeside blev lagt ned fordi den ikke var tidssvarende.
  • Vi skal have Hareposten på hjemmeside.
  • Om Eidolon; under denne fane skal vedtægterne være. De ligger på den gamle hjemmeside.
  • Thomas graver efter vedtægter og smider dem online.
  • Den gamle hjemmeside ligger på old.eidolon.dk
  • Billeder kommer på et tidspunkt, en 15-20 stykker fra hver arragement.
  • Alle der har ideer og tanker og som har lyst til at skrive til eidolon.dk bør gøre det, kontakt Thomas.
• Hyggecon: Opstart
  • Vi kunne ikke snakke om noget før Fastaval, for der var vi alle for travle, så nu kan vi alt.
  • David har ikke forberedt sig.
  • Vi har den første foromtale og David vil gerne have et nyt system. Con-fu’s deadline er inden tilmeldingen åben.
  • Der er et par åbne ansvarsposter: Opstart-scenarie, Sandwich, kiosk, fest-opvask, oprydning mangler. David finder disse på Facebook og via andre hemmelige kanaler. Oliver foreslår IKEA i en forkortet version til opstartscenarie. IKEA er en teatersports øvelses. Vi kunne lave en bonuspakke med nye rolle, så folk der har spillet det kan spille igen. Cleo og Sofie Boisen kunne tage denne post.
  • Flok skal jages til at lave oplæg – en fire stykke er klar plus et par extra fjolleoplæg – David vil gerne have 12 oplæg.
  • Chance for overbooking? Oplæg er halvstime slots, men der er sat en time af til det, så der er pauser imellem. Der var en brok over i 2010 at der ikke var scenarier nok.
  • Vi skal snart kigge på pynt
  • Krøjmand og Kyed vil gerne lave mad igen, David lukker den deal snart.
  • Vi skal have lavet en To-Do liste og snart have holdt et rigtigt Hyggeconsmøde.
  • David finder en dato og invitere, Thomas foreslå at bruge doodle.com som også bruges til at invitere til bestyrelsmøder.
• Weekendtur: hvem, hvad og hvornår
  • Det kan hvis godt lade sig gøre på Løgumkloster, vi skal bare finde en dato.
  • En evt. Medlemsweekend hvor vi kan holde generalforsamling for landsforeningen vil først kunne blive i eller efter august, det er for sent.
  • Så vi vælge at holde generalforsamling en søndag hos Oliver og Thomas. Vi har sendt brev til Jannick (landsforeningens formand) og bedt han indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
  • Eidolon Århus holder så ekstraordinær generalforsamling på medlemsweekenden i august eller noget.
• Beføjelser til formand
  • Skæg og ballade punkt – intet er her ført til referat, da det bare ville bliver for dumt.
• EVT.
  • Foreningstruktur
    • Vi har sendt brev til Jannick og har fået ham til at indkalde til ekstraordinær generalforsamling.
  • Fredagscocktails, et eidolon arrangement?
    • Fordel: det ser pænt på de papirer vi sender til Bifrost.
    • Det er vores mødested, for vores arrangør netværk. Det er her vi får vores ideer og lign.
    • Konklusion: vi laver Fredagscocktails til et Eidolon arrangement.
    • Thomas smider det på vores hjemmeside.
  • Bestyrelsesposter
    • Danni træder ud af bestyrelsen
    • David træder ind, Lennert overtager titlen som næsteformand med en kniv.
  • CVR
    • Eidolon Århus CVR nummer skal flyttes fra Ole og oprettes som enkelstående Forening. Thomas løber med dette.