Foreningen Eidolon

Bestyrelsesmøde, April

Skrevet af Thomas Mertz • Referater • 7. april 2011

Dato: 6/4 – 2011
Tilstede: Lennart Nielsen, Thomas Mertz, Mads Havshøj, Oliver Nøglebæk, David Thorhauge (suppleant for Danni Rune)
Referent: Oliver Nøglebæk

Dagsorden

1. Velkomst v/formanden
2. Formalia
   • Valg af referent
   • Oliver tager en for holdet
3. Status v/ formand
   • Ingen papirer eller overdragelse fra forrige formand.
   • Foreningen er et rod i øjeblikket, årets mål er at rydde op og skabe overblik.
   • Sætningen “Det taler vi ikke om” er ikke længere gyldig, vi skal have mere åbenhed.
4. Status v/ kasserer
   • Den nye kasserer sørger for at få alle papirer der skal til at overtage konti og deslige. Og give Oliver adgang til konti.
   • Den tidligere kasserer har samlet papirerne fra foreningen, men beholder dem indtil regnskabet er opgjort og godkendt på den planlagte ekstraordinære generalforsamling.
   • Foreningens likvide midler er ikke store, men der er nok til stadig at lægge ud for aktiviteter, de skal bare ikke give underskud. Så vi har startkapital til hyggecon. Oliver tjekker hvor meget der er brug for.
5. Fremtid – idéer, tanker og andet
   • Det er tosset med lokal- og landsforening, tiden er løbet fra fordelene ved den ordning. Hellere et eksternt netværk i andre foreninger uden for eidolon end satellit-foreninger. Vi får et klarere forhold til Bifrost uden at skulle igennem Landsforeningen Eidolon for fremtiden.
   • Thomas vil gerne Summer of Larp til sommer, hvis han får tid og muligheder.
   • Oliver vil gerne tage sit Minilarp projekt ind under foreningen, når projektet udvidder senere.
   • Eidolon som en forening for det anderledes rollespil, nordic freeform, Jeepform og alt det der.
   • Oliver laver virkelighedsspil med Mindspot under foreningens banner.
6. Eidolon reklamer på Fastaval
   • Det store hyggecon banner sat op?
   • Flyers, David får Massi til at producere flyvers. Hvem kan klare trykket? Thomas, Mads er backup.
   • Hjemmeside for hyggecon, vi bruger Hyggecon.dk, frem for hyggecon.eidolon.dk
7. Weekendture
   • Sommer Hyttetur
     • Vi har ikke penge til to weekender i år. En weekend med generalforsamling i landsforeningen, vil lægge en dæmper på at holde kreativ weekend samtidig. Har vi brug for en hyttetur for at lokke folk til at komme til generalforsamlingen. Timingen er som altid besværlig. Elias får et oplæg og prøver at få en weekend på sin Højskole.
   • Kreativ Weekend v/David Thorhauge
     • Formålet er at facilitere at folk laver rollespil via den ekspertise og erfaring som vi gamle hunde har. Vi inviterer folk til at komme, lære og skabe. Invitationerne er til for at få folk til at tage det alvorligt. Oliver og Thomas er slet ikke enige om vi skal kalde en spade for en spade, eller en spade.
     • Det er ikke nødvendigt at gøre det som en reel hyttetur, måske lede efter et billigere alternativ til at huse det.
8. Hareposten
   • Hareposten overgår til Eidolon ved landsforeningens nedlæggelse. Nytænkning af branding og udseende af Hareposten og hjemmesiden i sammenhæng. Blog som udgangspunkt. Facebook er for insubstantiel til at være kernen, så det bruger vi kun til at linke til selve hjemmesiden.
   • Nyt format, papir eller web? Det er blevet meget dyrt at sende dem ud til medlemmerne. Outsourcing af tryk og udsending til udlandet for at spare penge. Mads kan tage en snak med Claus Raasted om hans erfaring. Web er for upersonligt og vi vil gerne holde et vidst niveau af seriøsitet i format og indhold, samt at det er et blad for vores medlemmer.
   • Thomas har en idé om at ændre layout til et avisformat. Oliver synes det kan være et ‘zine eller undergrundsmagasin sti. Alle er enige om lettere design.
   • Thomas foreslår et fremsynet nummer som det næste. Opsøge dem der ved eller synes noget om rollespil i Danmark om at skrive et kort syn på rollespillets fremtid.
9. Hjemmesiden
   • Synkroniseret med Hareposten i udseende og indhold. Foreningens dokumenter skal være tilgængelige på hjemmesiden. I det hele taget skal vores dokumentationsgange styrkes.
   • Thomas laver en custom wordpress template. Hele bestyrelsen og de hyggecon ansvarlige skal have adgang til dashboardet og lægge indhold op.
   • På bloggen kan Oliver for eksempel lave et “week in review” omkring hvad der rør sig af debat på blogosfæren og måske rollespil.dk.
10. Hyggecon
    • David skal huske at få lagt Hyggecon på rollespil.dk.
    • Vi er oppe på en syv scenarier til kongressen, men folk er dårlige til at tilmelde sig aktiviteter. De vil hellere hygge og drikke sig, men klager over at der ikke er nok rollespil på kongressen. Skal vi tvinge folk til at tilmelde sig til mindst en aktivitet i løbet af kongressen?
    • Lave sjove popups i tilmeldingen der får folk til at tænke over at de ikke har meldt sig på aktiviteter?
    • En mulighed for at tilmelde sig med en “Jeg føler mig heldig løsning” hvor man får en tilfældig aktivitet.
    • Ringe op og spørge ind til hvorfor de er på kongressen og hvad de kunne tænke sig at lave?
    • Vi gentager det med opstartsscenariet. Det tvungne startscenarie var en stor success sidste år. Hvordan gør vi spilleder briefing om scenariet, uden at spilde tid.
    • Vil folk forsøge at undgå scenariet? Vi sørger bare for at det er timet så bussen er ankommet inden og der er blevet serveret aftensmad.
    • ConFu bliver awesome.
    • Thomas og David tager en tur op og kigger på skolerne, snakker med Baunshøj og så videre.
    • Hvis ikke Østerskov har gjort noget ved akustikken i grupperummene, så kan vi gøre det for dem.
    • Vi skal fortsætte med at sørge for at Hyggecon ikke bliver brandet som en “gammel elev dag” eller druk-arrangement, vha demografisk data som David gjorde sidst. Eventuelt kan Oliver lavet infograpics over demografien.
    • Udsmykning, Pixi er artdirector for arrangementet. Vi har afklaret beslutningsansvaret mellem Pixi og Mads på det område.
    • Vi er langt længere med projektet end samme tid sidste år.
    • Udklædningen er ikke så svær igen, det skal nok blive sjovt i Fastavals café.
    • Der er stadig masser af asti og white russians der skal drikkes på Hyggecon møderne. Så kommer folk nemlig og hjælper.
11. Landsforeningen
    • Vores agenda i år er at samle landsforeningen og Eidolon Århus, i en enkelt forening. Hjemmehørende i Århus, med medlemmer landet over.
12. Eventuelt
    • David har alt for travlt med Fastaval banketten til at have punkter på eventuelt, så vi hæver mødet.